Chef's Farm

Van WhatsApp-bestellingen naar een schaalbaar digitaal platform voor internationale groei

Chef’s Farm levert microgreens, kruiden en eetbare bloemen aan high-end horecazaken in Nederland. De gewassen worden lokaal en volledig duurzaam geteeld met de technologie van Growy — zonder pesticiden, met minimaal watergebruik en een gecontroleerd klimaat. Chef’s Farm is daarmee de eerste commerciële vertical farm van Nederland en speelt slim in op de vraag naar lokale, duurzame producten in de gastronomie.

De ambitie van Chef’s Farm is helder: eerst landelijk, daarna internationaal groeien. Naast restaurants willen ze ook supermarkten en speciaalzaken bedienen in de Benelux en uiteindelijk heel Europa. Maar om die groei mogelijk te maken, moest het bestelsysteem fundamenteel anders. Bestellen via belletjes en WhatsApp was simpelweg niet schaalbaar meer.

De uitdaging

Tot 2021 werkte Chef’s Farm met handmatige bestellijsten. Chefs stuurden hun bestelling via WhatsApp of telefoon door naar het team, waarna deze vervolgens met de hand werd overgenomen in het facturatiesysteem. Voor een kleine klantenkring werkt dat nog maar zodra de volumes toenemen, wordt het foutgevoelig en tijdrovend.

Het team van Chef’s Farm was zich daar goed van bewust. Ze vroegen ons om het hele bestelproces te herdenken en te automatiseren. Voor hun klanten, maar ook voor henzelf. De oplossing moest eenvoudig in gebruik zijn voor de chef en schaalbaar zijn, zodat het ook zou werken in meerdere landen en voor verschillende klanttypes.

Onze aanpak

In plaats van meteen te bouwen, zijn we eerst gaan kijken en begrijpen hoe Chef's Farm opereert. Wat is de workflow van een chef? Waar kunnen fouten ontstaan in het proces? En waar verliest het team van Chef’s Farm onnodig tijd?

We zijn meerdere keren op locatie geweest en hebben de dagelijkse operatie in kaart gebracht. Dit resulteerde in een strategisch plan waarin klantervaring voorop stond, gevolgd door een gefaseerde automatisering van de interne processen. De logica was simpel: begin met wat het meeste tijd kost en het makkelijkst te automatiseren is. Zo boek je snel resultaat én creëer je ruimte om door te groeien.

Het resultaat

De kern van de oplossing is een mobiele bestelapp die werkt op ieder apparaat: smartphone, tablet of desktop. Chefs hebben onderweg of in de keuken snel toegang tot het volledige assortiment, kunnen producten makkelijk herbestellen en zien meteen wat beschikbaar is. Geen gedoe meer met losse lijstjes of vergeten telefoontjes.

Voor het team van Chef’s Farm bouwden we een op maat gemaakt CMS waarmee alle producten, klanten en bestellingen centraal beheerd kunnen worden. Door een slimme API-koppeling worden bestellingen automatisch verwerkt richting het ERP-systeem en de bezorgdienst. Pakbonnen worden automatisch gegenereerd en de bezorgdienst wordt automatisch geinformeerd.

Omdat we vanaf dag één kozen voor een cross-platform framework, konden we de bestelapp eenvoudig uitbreiden naar een volledige webshop voor desktopgebruikers. Een keuze die op de lange termijn flink scheelt in kosten én beheer.

Ook na livegang zijn we blijven optimaliseren. Toen Chef’s Farm uitbreidde naar onder andere Koeweit en Singapore, hebben we de app en het CMS modulair gesegmenteerd. Zo blijft de administratie overzichtelijk en kunnen internationale klanten via dezelfde infrastructuur werken, terwijl data en workflows gescheiden blijven.

“Wat begon als een eenvoudige bestelapp is inmiddels het kloppend hart van onze operatie. We groeien, maar het systeem groeit gewoon met ons mee.”

Groei zonder pijn

Wat Chef’s Farm nodig had, was geen standaardwebshop maar een schaalbare infrastructuur. Door te starten bij de realiteit van de gebruiker en stapsgewijs te bouwen, is er een platform ontstaan dat meegroeit met de ambities van de klant. Van bestellingen via WhatsApp berichten naar tientallen internationale orders per dag, zonder extra kopzorgen.