ERP op maat of een standaardpakket: wat past bij jouw bedrijf?

In dit artikel

1. Waar moet je op letten?
2. ERP op maat vs. standaardoplossing: puntsgewijs vergeleken
3. Een derde optie: maatwerk in stappen
4. En wat kost het dan?
5. Dus, wat is de beste keuze?

Misschien heb je een ERP-systeem dat je al gebruikt en waar je niet zo blij mee bent, of misschien sta je op het punt om er een te kiezen. Hoe dan ook is het een belangrijke en impactvolle keuze, die bij een verkeerde beslissing veel geld en tijd kan kosten.

Het integreren van een ERP duurt vaak lang en is een complex proces, omdat het zoveel onderdelen van je bedrijfsvoering raakt. Naast dat het een kostbaar systeem is om te gebruiken, is het ook duur om volledig te integreren. Je wilt niet een ERP kiezen en implementeren, om er vervolgens achter te komen dat jouw bedrijfsvoering niet binnen de ERP past. (Dat zagen we ook bij Chef's Farm: hun manier van werken was zo eigen dat een standaardpakket er gewoon niet bij paste. Zoiets merk je vaak pas als je er al middenin zit, en dat maakt deze keuze zo belangrijk.)

Sinds AI op het toneel is verschenen, is een ERP op maat ineens een potentieel interessante keuze geworden die kan concurreren met bestaande softwarepakketten. AI versnelt namelijk het bouwproces zelf aanzienlijk. Waar maatwerk vroeger vooral een optie was voor bedrijven met een groot budget, brengt AI de ontwikkeltijd, en daarmee de kosten, dichter bij wat een standaardpakket kost.

Het grote voordeel van een ERP op maat is dat jij je niet hoeft aan te passen aan de ERP; de ERP past zich volledig aan aan jouw bedrijf en hoe jij graag dingen doet. Het nadeel is dat initiële investeringskosten nog steeds hoger liggen dan bij een standaard pakket (hoewel je ook kunt kiezen voor een gefaseerde implementatie). Daarom is het belangrijk om een aantal overwegingen te maken voordat je kiest.

Waar moet je op letten?

Een ERP-systeem raakt bijna alle uithoeken van je bedrijfsvoering. Er is dus veel om over na te denken: van features en koppelingen tot hosting, support en wie het systeem na oplevering onderhoudt.

In deze blog zetten we vijftien punten naast elkaar: hoe doet een standaardpakket het op elk punt, en hoe doet maatwerk het?

ERP op maat vs. standaardoplossing: puntsgewijs vergeleken

Hieronder lichten we elk punt verder toe.

Features nu en in de toekomst

Specifieke features

Als je een relatief eenvoudige bedrijfsvoering hebt die makkelijk binnen alle bestaande features van een bestaand pakket past, dan is dat waarschijnlijk de betere keuze. Er hoeft niets van de grond af te worden opgebouwd, je sluit je huidige systemen aan en je kunt aan de slag.

Heb je echter een specifieke feature nodig die niet binnen een pakket past, dan bieden sommige softwarepakketten aan om op maat uitbreidingen te bouwen, maar vaak tegen een uurtarief waar de tranen je van in de ogen springen. Heb je een bedrijfsspecifieke feature nodig, dan kan een maatwerkoplossing beter zijn.

Overbodige features

Het kan daarnaast zijn dat je bij een standaardpakket ook betaalt voor veel features die je helemaal niet gebruikt. Wat vaak twijfel oproept, is welk pakket je kiest: iets dat nu werkt en goedkoper is, maar mogelijk over een tijdje niet meer voldoet, of een duurdere optie die je in de toekomst mogelijk nodig gaat hebben.

Bij een ERP op maat wordt precies gebouwd wat je wilt gebruiken. Je betaalt voor wat je nodig hebt, niet meer. Het is wel belangrijk dat de ontwikkelaar goed nadenkt over de toekomst, zodat hier in de opzet van de code al rekening mee wordt gehouden.

Koppelingen met andere tools

Welke andere tools gebruik je binnen je bedrijf, en hoe makkelijk kun je die koppelen aan je ERP-systeem? Standaard ERP-systemen bieden vaak al goede integraties met een selectie van bekende externe tools, waardoor het een kwestie van plug-and-play is.

Moet je echter koppelen aan tools waar nog geen integraties voor bestaan, dan kun je dit soms laten ontwikkelen, wederom vaak tegen exorbitante tarieven. Gebruik je in jouw bedrijf veel tools (of ben je van plan dat te gaan doen), dan worden die bij een ERP op maat automatisch meegenomen in het ontwerp.

Implementatiekosten

Zowel bij het implementeren van een standaardsysteem als bij een op-maat-oplossing moet er een hoop werk worden verricht. Bij een standaardsysteem kan dit zelfs meer werk zijn, omdat je mogelijk bestaande processen moet omgooien om ze in lijn te brengen met de werking van het systeem. Ook hierbij spelen de hoge uurtarieven van ontwikkelaars en projectmanagers bij standaard softwarepakketten een rol.

Bij een ERP op maat wordt eerst samen met jou gekeken naar de inrichting van je bedrijfsprocessen, en aan de hand daarvan een systeem gebouwd dat daar naadloos op aansluit. Dankzij AI kan dit bouwproces bovendien sneller en dus goedkoper, waardoor het kostenverschil met een standaardpakket de laatste jaren kleiner is geworden.

Time-to-launch

Een standaardpakket staat er in de basis al: de kernfunctionaliteit is al gebouwd en getest, dus je bent meestal sneller operationeel. Bij een ERP op maat moet eerst alles ontworpen en gebouwd worden voordat je ermee kunt werken, wat betekent dat je meer voorbereidingstijd nodig hebt. AI verkort deze bouwtijd inmiddels wel aanzienlijk, maar een standaardpakket blijft doorgaans de snellere route naar een werkend systeem.

Onderhoudskosten

Bij een standaardpakket worden de kosten van updates en doorontwikkeling gedragen door alle gebruikers samen, wat de kosten per klant drukt. Dat gezegd hebbende komt het ook bij standaardpakketten regelmatig voor dat je moet migreren naar nieuwere versies, wat uiteindelijk zeer kostbaar kan uitpakken.

Bij een ERP op maat ben je zelf verantwoordelijk voor de onderhoudskosten van je applicatie: periodiek zullen versies van onderliggende code moeten worden geüpdatet. AI-ondersteunde ontwikkeling kan deze doorlopende kosten wel drukken, omdat bugs sneller gevonden en opgelost kunnen worden en updates minder handwerk vragen.

Afhankelijk van je database-keuze (hybride, volledig on-premise of volledig in de cloud) kan het daarnaast zijn dat je die database zelf moet onderhouden. Dit geldt zowel voor maatwerk als voor een standaardpakket.

Wie is verantwoordelijk na oplevering

Dit is een ander vraagstuk dan de kosten zelf: wíe voert het onderhoud uit? Bij maatwerk ben je vrijwel zeker afhankelijk van het externe team dat het systeem heeft gebouwd, tenzij je zelf in-house ontwikkelaars hebt die het overnemen. Bij een standaardpakket ligt het grootste deel van het onderhoud (denk aan updates, beveiligingspatches, serverbeheer) buiten je handen. De leverancier regelt dit voor alle klanten tegelijk.

Werkverdeling

Hoeveel van de inrichting wil je intern laten uitvoeren, en hoeveel extern? Ben je van plan veel intern te doen, dan is een standaardoplossing beter: je team kan een training volgen en dit vervolgens zelf inrichten, eventueel onder begeleiding van een projectmanager.

Wil je de implementatie liever uit handen geven, dan wordt een ERP op maat een interessante optie. Een groot deel van het bouwen van een op-maat-systeem is namelijk sowieso al het inrichten voor je team. Die twee gaan hand in hand.

Schaalbaarheid

Standaardpakketten schalen doorgaans goed mee met je bedrijf, maar kunnen aanzienlijk duurder worden naarmate je bedrijf groeit (denk aan licentiekosten per gebruiker). Je zit dan vaak al zo verweven in het systeem dat overstappen duurder zou zijn dan blijven. Omdat het een bewezen systeem is dat onderhouden wordt door ervaren teams met jarenlange kennis van de architectuur, is dit desondanks vaak een solide keuze.

Een ERP op maat is ook goed schaalbaar, maar dat vraagt wel dat de juiste keuzes al bij de start van het project worden gemaakt. Zorg dat je samenwerkt met een partij die voldoende kennis heeft om vanaf het begin de juiste architectuurbeslissingen te nemen. Schaalbaarheid inbouwen achteraf is altijd duurder dan het vooraf goed ontwerpen.

Vendor lock-in en eigenaarschap

Zowel bij ERP op maat als bij een standaardoplossing speelt dit een rol. Bij standaardoplossingen zit je ingebakken in hun systeem en is overstappen vaak lastig, omdat je data en processen sterk verweven zijn met hún manier van werken.

Bij ERP op maat zit je vast aan de ontwikkelaar die het systeem gebouwd en de code in eigendom heeft. Door AI is het wel makkelijker geworden om over te stappen naar een andere partij, omdat een nieuwe ontwikkelaar zich met AI-hulp sneller kan inwerken in bestaande code.

Continuïteitsrisico van de leverancier

Naast de vraag óf je kunt overstappen, is er ook de vraag wat er gebeurt als dat plotseling móet. Bij een standaardpakket loop je het risico dat de leverancier stopt, wordt overgenomen, of een andere koers vaart (denk aan prijsstijgingen of het schrappen van functionaliteit). Bij maatwerk loop je een vergelijkbaar risico als het ontwikkelbureau stopt te bestaan, al is de code dan meestal wel jouw eigendom, waardoor een andere partij die in principe kan overnemen. Vraag dus altijd expliciet na wie eigenaar is van de code bij een maatwerktraject.

Datamigratie

Bij ERP op maat kun je de ontwikkelaar vragen de data te mappen en scripts te draaien om over te zetten. Dit is vaak flexibeler te plannen omdat het maatwerk is. Bij een standaardoplossing ben je aangewezen op de tools en tarieven van die leverancier, wat weer duur kan uitpakken.

Soms bestaan er kant-en-klare migratietools om van het ene naar het andere systeem over te stappen, maar dit werkt alleen goed als je situatie niet te complex is.

Gebruiksvriendelijkheid en adoptie

Dit ligt sterk aan de ontwikkelaar, maar met een partij die focus legt op gebruiksvriendelijkheid is maatwerk hier waarschijnlijk de betere keuze. Veel standaardoplossingen hebben complexe interfaces met een steile leercurve. Dat kan de adoptie binnen je team verminderen, waardoor je op papier een sterk systeem hebt, maar het in de praktijk niet benut wordt.

Support en reactietijd

Bij maatwerkontwikkeling ben je vaak een topprioriteit voor de ontwikkelaar; bij een standaardpakket ben je een van de vele klanten. Hoe goed de ondersteuning daadwerkelijk is, verschilt sterk per leverancier, en hier zit vaak een duur onderhouds- en supportcontract aan vast. Vraag dit dus altijd concreet na voordat je kiest.

Hosting

Bij een standaardpakket kies je meestal automatisch voor de cloudoplossing van de leverancier zelf: dit is snel opgezet, maar je hebt weinig controle over waar je data staat en betaalt vaak een vaste, doorlopende fee die met je gebruik meegroeit.

Bij een ERP op maat heb je zelf de vrijheid om te kiezen tussen cloud, on-premise of een hybride opzet. Cloud is meestal het makkelijkst te onderhouden en snel schaalbaar. On-premise geeft je volledige controle over je data (relevant als je met gevoelige informatie werkt) maar vraagt meer interne kennis en investering in hardware. Hybride combineert beide, bijvoorbeeld gevoelige data lokaal en de rest in de cloud. Deze keuzevrijheid is meteen een van de voordelen van maatwerk: je bepaalt zelf de balans tussen kosten, controle en beveiliging, in plaats van dat de leverancier die voor je maakt.

Compliance en databeveiliging

Als dit voor jouw bedrijf zwaar weegt, heb je bij een standaardoplossing vaak een voordeel: die voldoet doorgaans al aantoonbaar aan relevante wetgeving en certificeringen. Bij een op-maat-oplossing moet dit speciaal worden ingericht. Dat is zeker niet onmogelijk, maar het kost wel extra tijd en geld om dit goed op te zetten en te onderhouden.

Een derde optie: maatwerk in stappen

Bij de keuze tussen maatwerk en standaard wordt maatwerk vaak gezien als één groot project: je bouwt een compleet systeem, en pas als alles af is ga je live. Maar dat hoeft niet. Een van de grootste voordelen van maatwerk is juist dat je het kunt opknippen.

In plaats van je hele bedrijfsvoering in één keer te vervangen, begin je met één proces. Kies het onderdeel waar nu de meeste tijd of ergernis in zit, bijvoorbeeld je offerte- en orderflow, je voorraadbeheer of je urenregistratie. Dat deel bouw je, zet je live, en gebruik je. Werkt het, dan pak je het volgende proces. Werkt het niet zoals gehoopt, dan stop je, en heb je een fractie uitgegeven van wat een volledig traject had gekost.

Dat heeft een paar concrete voordelen:

• Lagere instapkosten. Je hoeft niet in één keer het volledige budget vrij te maken. Je betaalt per onderdeel, op het moment dat dat onderdeel essentieel wordt.
• Sneller waarde. Je hebt na het eerste blok al iets draaien, in plaats van pas na afloop van een traject van zes tot twaalf maanden.
• Minder risico. De grootste kostenpost bij een mislukt ERP-traject is dat je er pas bij oplevering achter komt dat het niet past. Bij een gefaseerde aanpak merk je dat na het eerste onderdeel, niet na het hele project.
• Je leert van echt gebruik. Wat je team in de praktijk nodig blijkt te hebben, wijkt bijna altijd af van wat er vooraf op papier stond. Bij een gefaseerde bouw neem je dat mee in het volgende blok, in plaats van het achteraf te moeten repareren.
• Je hoeft je bestaande systemen niet meteen weg te gooien. Je kunt een onderdeel uit je huidige pakket vervangen en de rest voorlopig laten staan, en zo stap voor stap uitfaseren.

Er zitten echter ook wat nadelen aan. Je draait tijdens de overgangsperiode met twee systemen naast elkaar, wat tijdelijke koppelingen vraagt en dus extra werk oplevert. En als je alle blokken uiteindelijk toch bouwt, kan de optelsom hoger uitvallen dan wanneer je alles in één keer had ontworpen. Daarnaast vraagt deze aanpak dat er vanaf het eerste blok al goed is nagedacht over de architectuur. Zonder dat bouw je een eerste deel dat niet aansluit op wat er later bijkomt.

Bij een standaardpakket heb je deze vrijheid meestal niet. Modules aan- of uitzetten kan wel, maar je stapt daarbij in één keer in het ecosysteem van de leverancier, inclusief de bijbehorende licentiestructuur. Gefaseerd beginnen is daarmee een van de weinige manieren waarop maatwerk goedkoper kan starten dan een standaardoplossing, in plaats van duurder. Wat zo'n blok ongeveer kost, lees je in Wat kost een ERP?

En wat kost het dan?

In het eerste jaar is maatwerk meestal duurder dan een standaardpakket. Maar bij maatwerk betaal je geen licenties per gebruiker, dus de kosten liggen daarna een stuk lager. Reken je over vijf jaar, dan kan maatwerk zomaar goedkoper uitvallen. Hoe dat zit, met bedragen voor Exact Online, Exact Globe+ en maatwerk, rekenen we voor je uit in Wat kost een ERP?

Dus, wat is de beste keuze?

Dat hangt sterk af van jouw situatie, maar een paar vuistregels helpen bij het doorhakken van de knoop:

• Kies voor een standaardpakket als je bedrijfsvoering vrij generiek is, je snel live wilt zijn, en compliance of een bewezen supportstructuur zwaar wegen.
• Overweeg maatwerk als je specifieke processen hebt die je onderscheiden van concurrenten, je op de lange termijn wilt besparen op licentiekosten, of als je merkt dat bestaande pakketten je steeds dwingen om jouw manier van werken aan te passen in plaats van andersom.
• Overweeg maatwerk in stappen als je wel voelt dat een standaardpakket knelt, maar de investering in één keer te groot vindt. Je begint dan met het proces dat nu het meeste pijn doet, en beslist daarna pas of je verder bouwt.

Twijfel je nog, of wil je weten hoe dat er in de praktijk uitziet? Lees hoe we voor Chef's Farm een ERP op maat bouwden. Wil je liever direct sparren over jouw situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag mee over wat voor jouw bedrijf het beste past.